Отвечаем на самые распространённые вопросы, касающиеся обновления оборудования для печати. Для чего вообще менять оргтехнику? Когда нужно это делать? На что обратить внимание при покупке принтеров и МФУ? Обо всех нюансах рассказывают эксперты российского производителя ИТ-инфраструктуры Fplus.
Работает. Не трогать?
Принтер или МФУ в офисе — это устройство, от которого, на первый взгляд, рабочий процесс зависит не критично. Работает, печатает, иногда «просит» заменить картридж или фотобарабан. Обычно не требует пристального внимания в первые годы эксплуатации. Со временем замена запасных частей становится чаще, ресурс постепенно исчерпывается, и принтер или МФУ перестаёт быть беспроблемной «коробочкой» — забирает время у сервис-инженеров и подводит пользователей в самые неподходящие моменты.
В среднем производители принтеров устанавливают срок службы для своих устройств 3-5 лет. За это время техника успевает устареть физически (износ запасных частей) и морально (перестаёт отвечать потребностям пользователя). Но зачастую владелец оборудования полагает, что ремонт обойдётся дешевле, чем покупка новых устройств.
Мы выделили 4 аргумента «за» обновление парка печатной техники. Некоторые из них очевидны, но есть и неявные факторы.
4 причины использовать современную оргтехнику
1. Экономия на запасных частях и расходных материалах
Со временем найти запасные части для ремонта становится всё труднее. Дополнительные сложности сейчас вызывает и то, что даже авторизованные сервисные центры перестали получать оригинальные детали — многие производители покинули российский рынок. Мы писали об этом в статье «Параллельный импорт: где гарантии».
Приходится искать совместимые комплектующие.
«Дефицитные» запасные части растут в цене, поэтому ремонт требует большего количества сил и значительных затрат. Аналогичная история и с расходными материалами: картриджами и блоками формирования изображений (фотобарабанами). Оригиналы дорожают и постепенно выходят из ассортимента, а аналоги не обеспечивают приемлемое качество печати.
2. Защита информации
По данным исследования компании InfoWatch, около 20% утечек информации проходят с использованием средств печати. Это связано прежде всего с тем, что безопасности печати уделяется недостаточное внимание. Одни руководители не видят в принтерах и МФУ угрозы, другие считают, что мониторинг печати и аутентификация пользователя добавляют сотрудникам «ненужную» работу, усложняя рутинные процессы.
Однако современное печатное оборудование призвано защищать информацию, не доставляя лишних неудобств рядовым пользователям. Например, оргтехника компании Fplus может быть оснащена дополнительными устройствами для контактной или бесконтактной авторизации. Это позволит предотвратить утечки конфиденциальных данных.
3. Забота о здоровье сотрудников
При печати на лазерных принтерах в воздух попадают мельчайшие частицы тонера – это может оказать негативное влияние на организм. Опасения за здоровье пользователей оргтехники выразили в своих исследованиях группа ученых из Гарвардской школы общественного здравоохранения имени Т.Х. Чана и их коллеги из немецкого Университета Людвига-Максимилиана. Устаревшее оборудование, совместимые картриджи и их регулярная перезаправка напрямую влияют на количество выбросов тонера и, соответственно, на здоровье сотрудников.
4. Облегчение работы сотрудников
Новое оборудование позволяет избежать ряда проблем как для пользователей, так и для специалистов IT-службы. Хорошее качество печати, удобный пользовательский интерфейс, низкая потребность в ремонте — это всё позволяет эффективно использовать офисную технику, не отправляя её в простой и не привлекая к рутинным операциям специалистов технического отдела.
Когда нужно обновлять оргтехнику?
Как мы писали выше, оптимальный срок для замены оргтехники — 3–5 лет. Но специалисты Fplus рекомендуем смотреть не только на возраст оборудования, но и на то, насколько оно соответствует возложенным на него задачам. Ниже мы привели самые распространенные вопросы, помогающие понять, стоит ли заменить устройства на более современные:
- Справляется ли оргтехника с нагрузкой? А в пиковые дни и часы? Нет ли очереди на печать?
- Легко ли найти комплектующие и расходники? Актуальные драйвера?
- Много ли денег компания тратит на ремонт или замену запасных частей?
- Жалуются ли пользователи на постоянное низкое качество печати или сложности при защищенной печати?
Если вы утвердительно ответили на хотя бы на 2 вопроса из этого списка, советуем обновить оборудование.
На что обратить внимание при покупке принтеров и МФУ для офиса?
Итак, вы задумались, что неплохо было бы обновить парк оргтехники. Но как выбрать оборудование для компании?
- Определите объемы печати.
- Просчитайте сценарии использования: принтер или МФУ будет рядом с каждым сотрудником или вам достаточно нескольких производительных машин на весь офис.
- Позаботьтесь о безопасности печати. Выбирайте оборудование с возможностью контактной или бесконтактной авторизации пользователей.
- Постарайтесь подобрать технику с понятным интерфейсом. Лучше, если это будут устройства одного производителя. Сотрудникам проще привыкнуть к одной-двум моделям со схожим управлением.
Менеджеры Fplus всегда рады помочь и предложить эффективные решения. Специалисты помогут подобрать оборудования с учётом всех требований заказчика. Связаться с нами вы можете, заполнив форму на сайте компании.
