Компания Fplus не просто производит собственно печатное оборудование. Она предлагает заказчикам комплексное решение, оснащая парк оргтехники софтом для управления печатью Printum. Для кого актуально это ПО, как оно интегрируется с зарубежной оргтехникой и за счет чего позволяет экономить миллионы рублей – об этом мы поговорили с генеральным директором компании Printum Дмитрием Двойниковым.
— Дмитрий, расскажите, для каких компаний актуально решение по управлению печатью Printum?
— У нас есть два продукта. Первый – мониторинг корпоративной печати. Он позволяет проводить инвентаризацию всех принтеров в сети, собирать по ним данные и на их основе делать выводы. Для этого необходимо, чтобы у заказчика было хотя бы несколько десятков печатающих устройств. Если их меньше 10, то мониторить их не имеет смысла.
Второй продукт – система управления печатью (занимается маршрутизацией заданий, авторизацией пользователей на устройствах и т.д.). В компаниях по-разному организована печать. Где-то в кабинетах стоит много маленьких печатающих устройств, каждый сотрудник печатает на своем устройстве. А может быть оптимизированный парк техники, и персонал уже печатает на коридорных устройствах, в специализированных принтрумах. В таких случаях даже если в парке оргтехники всего два-три устройства, ими уже нужно управлять, перенаправлять потоки печати пользователей. Здесь требуется решение по управлению печатью.
— Какой из этих двух продуктов пользуется большим спросом?
— Они дополняют друг друга. Мы не продаем управление печатью без мониторинга, так как последний является способом получать достоверные данные. Мы знаем некоторые зарубежные системы без мониторинга, по которым есть нарекания. Чтобы их не было к нашей системе, мы включаем мониторинг по умолчанию в каждый проект. Мониторинг предназначен для всего парка, а управление печатью можно выборочно использовать на устройствах, которые установлены в местах общего пользования оргтехникой.
— Какие задачи помогают решать эти продукты?
— Обычно компании не понимают, какова структура расходов на печать. У кого-то есть данные о затратах на картриджи. Но некоторые заказчики с сотней устройств даже не знают их точное количество. У них нет информации сколько денег уходит на печать, и соответственно они не могут управлять этими затратами и оптимизировать их. Наша система позволяет провести инвентаризацию, понять объемы печати, стоимость каждого отпечатка, какая нагрузка на оборудование, оптимально ли оно используется. Зачастую есть дорогие высокопроизводительные устройства, но печатают на них мало – это неэффективно. Обладая данными мониторинга, заказчики уже могут принимать решения.
Стандартный запрос от заказчика – передача печати на аутсорсинг. Наш партнер решает вопросы покупки картриджей, ремонта техники, обеспечивает ее стабильную работу. А мы предоставляем инструмент, который позволяет автоматизировать операции и обеспечивает прозрачность этого взаимодействия. Благодаря использованию Printum заказчик точно понимает – за что он платит и почему именно столько. Партнеру система дает сведения о состоянии техники, когда нужно что-то менять, закупить расходники и т.д. То есть весь процесс взаимодействия автоматизирован.
— Требуются ли специальные компетенции для анализа данных мониторинга?
— Чтобы анализировать данные, нужно накопить объем статистики – как минимум за месяц. В некоторых случаях чуть дольше – за 3 месяца. К примеру, руководитель IT-подразделения может зайти в систему и понять – какие объемы печати в компании, сколько тратится на печать. Чтобы принимать решение об оптимизации, нужно обладать опытом работы с печатающей техникой, пониманием того, как формируется стоимость печати. На разных моделях устройств отпечаток стоит разных денег. Чем дороже устройство, тем дешевле на нем стоимость отпечатка. Но так как само устройство дорогое, не всегда есть смысл его использовать – стоимость может не окупиться. Печатая 1000 страниц в месяц, нет смысла ставить большое устройство – это экономически неэффективно. К примеру, в результате аудита мы выяснили, что отпечаток стоит два рубля – это много или мало? Полученные данные желательно сравнить с бенчмарками. И затем разработать комплекс мероприятий, направленных на снижение затрат и стоимости отпечатка. Обладая данными аудита, мы понимаем какие устройства используются неэффективно, и их можно вывести из эксплуатации. А какие-то наоборот дозагрузить или заменить. Поэтому нужен консультант, который поможет сделать выводы и даст рекомендации. Система Printum предоставляет данные для принятия решений.
— Как влияет состояние парка оргтехники заказчика на выбор решения по управлению печатью?
— Заказчиков с моновендорным парком меньшинство. Зачастую используются устройства разных вендоров. Мы изначально свою систему разрабатывали так, что для нас это некритично. Printum можно использовать в любой инфраструктуре. Скажу, что «зоопарк» оргтехники в дальнейшем администрировать сложней, потребуется больше расходных материалов и т.д. Несмотря на это мы не навязываем заказчику замену техники. Может дать рекомендации, но решение принимает заказчик. В любом случае система у него продолжит корректно работать.
— Вопрос совместимости российского софта и оргтехники зарубежных вендоров сейчас особенно актуален. Есть ли нюансы интеграции Printum с техникой каких-то брендов?
— Да, они есть. Нужно отдельно рассматривать систему мониторинга и систему управления печатью. Мониторинг совместим с устройствами любых производителей. Единственное, может потребоваться донастройка системы для корректной интерпретации данных с разных моделей. Мы создали инструмент, который можно гибко настраивать, чтобы собирать любые параметры, доступные по протоколу SNMP с заданной периодичностью.
Когда говорим про систему управления печатью, здесь важно быть полностью совместимыми с техникой производителя через встроенные приложения. Printum – это единственная на сегодня компания в России, которая имеет доступ к платформам всех производителей, представленных на российском рынке на начало 2022 года. Мы получили от вендоров необходимые доступы и разработали приложения. Поэтому с техникой большинства производителей наша система совместима.
— Как заказчикам выбрать решение и не ошибиться? На что обращать внимание?
— Первое – на соответствие функциональным требованиям. Мы собираем запросы заказчика и затем описываем его инфраструктуру, чтобы в дальнейшем вписать в нее наше решение. Сейчас многие компании переходят на российское ПО, поэтому нужна уверенность, что на их инфраструктуре весь необходимый функционал корректно будет работать. Что это значит? Описываем необходимый функционал: какие данные хотят получить и для чего, какие решения планируют принимать, нужна ли авторизация по карте, поддержат ли эту функции те устройства, которые есть в парке заказчика.
Второе – на возможность расширения системы. Заказчики зачастую сконцентрированы на первостепенной задаче и не просчитывают дальнейшие шаги. Их интересует, к примеру, объем печати, затраты на нее. Спрашиваем – зачем, что вы будете с этой информацией делать? Нам нужно затраты сократить. То есть дальше вы будете что-то оптимизировать? Да. Как вы будете это делать? Планируем устанавливать большие коридорные устройства. Значит вам нужна авторизация? Видимо, да. Тогда обратите внимание, чтобы функционал системы мониторинга мог быть расширен до полноценного управления. Иначе после аналитики вы поймете, что система не расширяется, и придется покупать новую. Бывает, что ни одна из систем на 100% не соответствует требованиям заказчика. В этом случае нужно выяснить ее потенциал.
— Какие явные преимущества есть у Printum?
— Во-первых, это наличие встроенных приложений для большинства зарубежных вендоров. Это позволяет нам обеспечить полную функциональность в управлении печатью, копированием, сканированием почти на любом парке техники. Мы не скажем заказчику менять парк техники. Сейчас многие не знают, что они будут покупать, какая техника будет доступна. Могу с уверенностью сказать – то, что вы купите, будет интегрироваться с системой Printum. Мы понимаем, какие вендоры выходят на рынок, являемся их технологическими партнерами и уже разрабатываем приложения.
Во-вторых, встроенный режим экономии тонера. Мы снижаем затраты за счет того, что оптимизируем текстовые документы без потери качества благодаря тонким настройкам – индивидуально под каждого сотрудника.
В-третьих, Printum – это комплексное решение, которое закрывает все задачи. У нас продвинутый мониторинг – он показывает состояние каждого устройства, помогает планировать закупки на основе полученных данных.
В-четвертых, мы клиентоориентированы. Мы не просто отгружаем лицензии, а с каждым заказчиком формализуем все требования и четко проговариваем функционал. Обязательно доводим проект до результата, согласованного на старте. В конце прошлого года мы подводили статистику: среди десятков наших проектов не было ни одного, где заявленная функциональность не подтвердилась.
— Дмитрий, расскажите о реализованных проектах с использованием продуктов Printum.
— Например, кейс с госзаказчиком. Его затраты на печать составляли 11 000 000 рублей в год. По результатам закупочных процедур поставляли дешевую совместимку, техника ломалась, бюджета на поддержку не хватало. На базе решения Printum проведен аудит, который выявил основные проблемы. Первая – избыточный парк техники. У заказчика в эксплуатации находились 222 устройства, 24 модели. Эффективность использования техники – 21%. Вторая – дешевая совместимка. Фактический ресурс расходных материалов составлял всего 31%. Преждевременно выходили из строя запчасти. Третья причина – обслуживание по факту. Были претензии к качеству работ. Бюджет на поддержку заканчивался до истечения контракта, и заказчик оставался без поддержки.
В качестве решений предложили следующие шаги. Оптимизировать парк. Для выполнения задач заказчика достаточно 49 устройств 2 моделей. Эффективность использования техники выросла до 60%. Использовать оригинальные картриджи – это обеспечивает стабильно высокое качество печати и требуемую отказоустойчивость. Перейти на покопийное обслуживание. В стоимость включены все необходимые работы по поддержке на весь срок действия контракта. Эффект от внедрения рекомендаций не заставил себя ждать. Ежегодная экономия составила 2 600 000 рублей, повысилось качество печати и снизилась нагрузка на ИТ-отдел.
Хочу отметить, что заказчики не всегда приходят за экономией. Иногда интересуются управляемостью, качеством, обеспечением бесперебойной работы. К нам даже обращаются службы безопасности: они хотят понимать, кто и что печатает, обеспечить защиту конфиденциальной информации. И все эти задачи Printum эффективно решает.
