Расходы на печать во многих компаниях могут быть довольно высокими. Покупка бумаги и расходных материалов, амортизация оборудования – всё это оборачивается существенными затратами, которые редко контролируются. А зря. Как и другие статьи расходов, бюджет на печать можно и нужно отслеживать. И оптимизировать. Тем более, что это несложно – для этого есть современные решения. В статье мы расскажем о способах и преимуществах мониторинга печати.
Довольно часто руководители организаций не знают, какое количество печатных устройств используется в компании, каков объем печати, сколько составляют ежемесячные расходы на бумагу, картриджи и содержание всей печатной инфраструктуры.
Отсутствие этих данных и как следствие системы контроля и управления печатью приводит к:
- неэффективному использованию оборудования и частым поломкам;
- излишним и непредсказуемым тратам на расходные материалы;
- потери конфиденциальных данных и незащищенности документов при печати;
- использованию сотрудниками печатной техники в собственных целях.
Решить эти проблемы поможет мониторинг печати. Он представляет собой сбор информации об объемах печати с помощью специализированного программного обеспечения. Фактически в ходе этого процесса производится подсчет количества напечатанных страниц на конкретном принтере или МФУ. В результате получается таблица с данными. Проанализировав ее, вы сможете узнать много интересного:
Проанализировав ее, вы сможете узнать много интересного:
- объем расходуемой бумаги в конкретных подразделениях и в организации в целом;
- количество страниц, которое печатают сотрудники;
- наиболее и наименее используемые устройства;
- количество картриджей, которое нужно закупать в год для каждой единицы техники;
- отрабатывают ли устройства заявленные объемы печати;
- насколько грамотно организована печатная инфраструктура в офисе.
Ответы на эти и другие вопросы помогут оценить ситуацию с печатью и увидеть допущенные ошибки, за которые компания расплачивается рублем. Без проведения мониторинга такие данные не получить. Даже если ответственные лица смогут предоставить сведения о частичных расходах на печать, они не дадут точного ответа о том, сколько организация тратит в целом. Данные по итогам мониторинга часто удивляют руководителей, потому что на деле оказывается, что реальные объемы печати меньше, чем объем закупаемой бумаги и картриджей.
Что по итогам мониторинга отслеживать и что поможет привести к значительной экономии?
Использование по потребностям
Одна из важных целей – грамотно распределить парк печатного оборудования в компании с учетом рекомендованной нагрузки техники. По итогам анализа станет понятно, какие устройства выделить для конкретных подразделений с учетом их потребностей.
Защита документов
Печать документов – это один из источников утечки конфиденциальных данных. Поэтому нужен контроль для печати важных документов. Мы уже рассказывали, какие способы безопасной печати лучше использовать. Мониторинг печати не сможет пресечь распечатку «секретных» файлов, но поможет выявить ее позже. А этого уже немало, чтобы в следующий раз сотрудник воздержался от отправки на печать конфиденциального документа.
Разделение цвета и монохрома
В некоторых компаниях использование цветного принтера происходит по умолчанию. Нужно ли говорить о том, что стоимость отпечатка на таком устройстве намного выше черно-белого? Если печать на цветном принтере ведется регулярно, компания выбрасывает немало денег на ветер. Мониторинг печати поможет правильно распределить задания на печать между устройствами двух типов.
Ограничение «для личных целей»
Распечатать несколько листов для личных нужд сотрудника – обычное дело. Плохо, когда этим начинают пользоваться слишком часто. Чтобы остановить неконтролируемую печать и использование оборудования в собственных целях, также поможет мониторинг.
Как провести мониторинг печати и наладить процесс контроля? Первый способ – использовать специальное ПО от независимого проверенного производителя. Для самостоятельного запуска аудита, необходимо приобрести программу и найти специалиста для ее настройки. Второй способ – заказать мониторинг в компании, которая специализируется на данной услуге. Специалист со стороны подрядчика установит программу на устройствах заказчика, и через месяц будут результаты. Каким бы вариантом вы не воспользовались, полученные результаты дадут вам пищу для анализа и сподвигнут оптимизировать процесс печати.
