Утечка данных и попадание конфиденциальных документов в чужие руки – один из страхов любого бизнеса. Печатные устройства в этом отношении является лакомым кусочком для шпионов и представляет большую угрозу информационной безопасности компании. Как при печати ограничить доступ посторонних лиц к важным документам? Как сделать печатно-копировальные работы внутри офиса безопасными? Существуют различные специальные инструменты, которые помогают решить эти вопросы.
Современные офисные системы печати ориентированы на удовлетворение потребностей больших офисов, в которых десятки сотрудников печатают документы на одном и том же устройстве. Это позволяет снизить расходы на технику и ее обслуживание. Обратной стороной процесса является уязвимость распечатанных документов.
По оценкам экспертов, ТОП-3 ошибок, которые совершают офисные пользователи копировально-печатной техники, выглядит так.
Ошибка 1. Конфиденциальные документы отправляют на печать, но забирают их не сразу. Все это время документы находятся на принтере в свободном доступе.
Ошибка 2. Ситуация усугубляется, если документы корректируются и повторно распечатываются. Велик риск, что предыдущую уже отпечатанную версию вообще забудут.
Ошибка 3. При печати больших объемов документов существует риск, что коллега случайно прихватит несколько ваших листов вместе со своей толстой пачкой.
Конечно, все эти ошибки совершаются несознательно, но человеческий фактор не отменить – сохраняются угрозы, которым подвергается бизнес. Как быть? Решением может стать система управления печатью с функцией авторизации пользователя.
Докажи, что это ты
Чтобы избежать попадания конфиденциальных документов к посторонним, часто на устройствах применяется функция отложенной печати Pull Printing, доказавшая свою эффективность. Этот метод предполагает, что для получения доступа к распечатанным файлам пользователю нужно пройти процедуру аутентификации. Существует несколько способов как это можно сделать.
Наиболее распространенный вариант аутентификации – через пароль или PIN-код. В этом случае задание на печать отправляется на отдельный сервер, а затем на печатающее устройство, где необходимо авторизоваться. Печать документов начинается только после факта подтверждения. Преимущества этого способа – простота, доступность, нет потребности в покупке и настройке дополнительного оборудовании. Пароль может быть как индивидуальный для каждого сотрудника, так и групповой. В последнем случае надо понимать, что гарантировать конфиденциальность информации будет сложнее.
Самый удобный способ, правда, требующий финансовых вложений, – с помощью персональной ID-карты или пропуска с данными работника. Аутентификация производится через встроенное ПО или считыватель карт – он может быть универсальным или опциональным в некоторых моделях принтеров и МФУ. Чтобы подтвердить личность пользователя при отложенной печати, также активно применяются сканеры отпечатков пальцев, считыватели штрих-кодов и карт с магнитной лентой, флеш-накопители.
На страже безопасной печати находятся и смартфоны. Чтобы воспользоваться этим способом, нужно настроить смартфон для конкретных пользователей, скачав приложение. Через него считываются данные сотрудника (QR-код или NFC-тег). После этого устройство напечатает отправленные задания. Пользователям смартфонов также могут управлять процессом печати, изменять приоритет документов и т.д.
Если вы уже задумались о внедрении подобной системы, наиболее удобным способом является использование смартфона. Этот вариант не требует модификации самого принтера, но придется раскошелиться на мобильное приложение. Использование пропуска сотрудника требует оснащения принтера считывателем пропусков, а использование PIN-кода – установки специального приложения на сам принтер.
Какое решение выбрать? Понятно, что у каждой организации будут свои предпочтения. Наши эксперты рекомендуют обратить внимание на решение управления печатью Printum и линейку принтеров и МФУ Fplus imaging. Printum – отечественное решение по управлению печатью (включено в реестр отечественного ПО), которое обладает максимальным функционалом из всех рыночных решений. В его состав входит мобильное приложение для смартфонов, позволяющее управлять заданиями на печать, и авторизоваться на принтерах и МФУ. Оборудование Fplus imaging собирается на территории РФ. За счет возможностей установки встраиваемых приложений и наличия считывателей ID-карт пользователей устройства реализуют любой алгоритм авторизации пользователя на устройстве.
Приятные важные бонусы
Помимо решения вопроса с безопасностью печати бизнес получает дополнительные «плюшки» от использования одного из описанных инструментов. Существенно снижаются расходы на бумагу и тонер. Встроенное программное обеспечение помогает руководству вести учет затрат, контролировать процесс, получать данные об объемах печати в разрезе конкретных принтеров или МФУ, отделов и сотрудников, отслеживать соблюдение внутренних правил по работе с документами.
Авторизованная печать – надежный способ обеспечить безопасность печати, который доступен любому бизнесу. Разнообразие вариантов аутентификации позволяет компаниям найти для себя наиболее подходящий. А сопутствующие выгоды, которые возникают при печати с авторизацией, служат хорошим мотиватором, чтобы внедрить это как можно скорей.
