Отвечаем на самые распространённые вопросы, касающиеся обновления оборудования для печати. Для чего вообще менять оргтехнику? Когда нужно это делать? На что обратить внимание при покупке принтеров и МФУ? Обо всех нюансах рассказывают эксперты российского производителя ИТ-инфраструктуры F+ tech. 

Работает. Не трогать?

Принтер или МФУ в офисе — это устройство, от которого, на первый взгляд, рабочий процесс зависит не критично. Работает, печатает, иногда «просит» заменить картридж или фотобарабан. Обычно не требует пристального внимания в первые годы эксплуатации. Со временем замена запасных частей становится чаще, ресурс постепенно исчерпывается, и принтер или МФУ перестаёт быть беспроблемной «коробочкой» — забирает время у сервис-инженеров и подводит пользователей в самые неподходящие моменты.  

В среднем производители принтеров устанавливают срок службы для своих устройств 3-5 лет. За это время техника успевает устареть физически (износ запасных частей) и морально (перестаёт отвечать потребностям пользователя). Но зачастую владелец оборудования полагает, что ремонт обойдётся дешевле, чем покупка новых устройств.

Мы выделили 4 аргумента «за» обновление парка печатной техники. Некоторые из них очевидны, но есть и неявные факторы.



4 причины использовать современную оргтехнику

1. Экономия на запасных частях и расходных материалах
Со временем найти запасные части для ремонта становится всё труднее. Дополнительные сложности сейчас вызывает и то, что даже авторизованные сервисные центры перестали получать оригинальные детали — многие производители покинули российский рынок. Мы писали об этом в статье «Параллельный импорт: где гарантии». Приходится искать совместимые комплектующие. 
«Дефицитные» запасные части растут в цене, поэтому ремонт требует большего количества сил и значительных затрат. Аналогичная история и с расходными материалами: картриджами и блоками формирования изображений (фотобарабанами). Оригиналы дорожают и постепенно выходят из ассортимента, а аналоги не обеспечивают приемлемое качество печати.

2. Защита информации
По данным исследования компании InfoWatch, около 20% утечек информации проходят с использованием средств печати. Это связано прежде всего с тем, что безопасности печати уделяется недостаточное внимание. Одни руководители не видят в принтерах и МФУ угрозы, другие считают, что мониторинг печати и аутентификация пользователя добавляют сотрудникам «ненужную» работу, усложняя рутинные процессы. 
Однако современное печатное оборудование призвано защищать информацию, не доставляя лишних неудобств рядовым пользователям. Например, оргтехника компании F+ tech может быть оснащена дополнительными устройствами для контактной или бесконтактной авторизации. Это позволит предотвратить утечки конфиденциальных данных.

3. Забота о здоровье сотрудников
При печати на лазерных принтерах в воздух попадают мельчайшие частицы тонера – это может оказать негативное влияние на организм. Опасения за здоровье пользователей оргтехники выразили в своих исследованиях группа ученых из Гарвардской школы общественного здравоохранения имени Т.Х. Чана и их коллеги из немецкого Университета Людвига-Максимилиана. Устаревшее оборудование, совместимые картриджи и их регулярная перезаправка напрямую влияют на количество выбросов тонера и, соответственно, на здоровье сотрудников.

4. Облегчение работы сотрудников
Новое оборудование позволяет избежать ряда проблем как для пользователей, так и для специалистов IT-службы. Хорошее качество печати, удобный пользовательский интерфейс, низкая потребность в ремонте — это всё позволяет эффективно использовать офисную технику, не отправляя её в простой и не привлекая к рутинным операциям специалистов технического отдела. 

Когда нужно обновлять оргтехнику?

Как мы писали выше, оптимальный срок для замены оргтехники — 3–5 лет. Но специалисты F+ tech рекомендуем смотреть не только на возраст оборудования, но и на то, насколько оно соответствует возложенным на него задачам. Ниже мы привели самые распространенные вопросы, помогающие понять, стоит ли заменить устройства на более современные:

  • Справляется ли оргтехника с нагрузкой? А в пиковые дни и часы? Нет ли очереди на печать?
  • Легко ли найти комплектующие и расходники? Актуальные драйвера?
  • Много ли денег компания тратит на ремонт или замену запасных частей? 
  • Жалуются ли пользователи на постоянное низкое качество печати или сложности при защищенной печати?
Если вы утвердительно ответили на хотя бы на 2 вопроса из этого списка, советуем обновить оборудование.

На что обратить внимание при покупке принтеров и МФУ для офиса?

Итак, вы задумались, что неплохо было бы обновить парк оргтехники. Но как выбрать оборудование для компании?
  • Определите объемы печати. 
  • Просчитайте сценарии использования: принтер или МФУ будет рядом с каждым сотрудником или вам достаточно нескольких производительных машин на весь офис.
  • Позаботьтесь о безопасности печати. Выбирайте оборудование с возможностью контактной или бесконтактной авторизации пользователей.
  • Постарайтесь подобрать технику с понятным интерфейсом. Лучше, если это будут устройства одного производителя. Сотрудникам проще привыкнуть к одной-двум моделям со схожим управлением.
Менеджеры F+ tech всегда рады помочь и предложить эффективные решения. Специалисты помогут подобрать оборудования с учётом всех требований заказчика. Связаться с нами вы можете, заполнив форму на сайте компании.